【関口のつぶやき、感じたこと 093】 

2024年 3月 30日(土

  • 自治体との協力関係
  • 自治体との関係構築
  • 自治体へのアプローチ
  • 自治体との初回面談

こんにちは、関口です。

前回のコラムでは、自治体との最初の接点を作る一つの方法として、問い合わせフォームの活用をご紹介しました。それはただの出発点に過ぎません。しかし、ここからどう進めば、一回目の面談を成功に導き、さらに二回目の面談へとつなげることができるのでしょうか。その秘訣を、以下で掘り下げていきましょう。

初期コンタクトの重要性

問い合わせをする際に、まずは自社が提供できる価値と自治体の課題がどのようにマッチするかを具体的にイメージすることが重要です。また、この段階で示すべきは、あなたの企業が単にビジネスを追求しているだけではなく、自治体の目指す社会的目標や公共の利益に貢献したいという真摯な姿勢です。

先のコラムにて説明した通り、事前のリサーチはここで重要な役割を果たします。対象の自治体が直面している課題やニーズについての理解を深め、その上で自社のサービスや製品がどのように役立つのかを考えます。これには、自治体のウェブサイトをはじめとした公開資料の読み込みが必要です。また、前回のコラムの中で説明した通り、初回から「面談のお願い」という直接的な要求は避けた方が良いです。その理由は上手くいかないからです。まずは課題解決への道を探るような問い合わせをしてみることです。例えば、公開資料の記載内容をより深く確認するような質問でも良いでしょう。

この段階で重要なことはとにかく回答を得ることです。それは、無視されないようにするということを意味します。無視されてしまうと、次につながらないのです。

そこで確実に返信を得ることに注力するのです。だからこそ、露骨な営業めいたアプローチは避けるべきです。

なお、返信が得られたら、担当者名が判明するかもしれません。そしたら、次にその担当者宛にメッセージをお送りするのです。

面談への橋渡し

問い合わせへの返信を受けた後は、初回面談の場を設けることが次なる目標となります。

この段階で初めて面談の打診が適切となりますが、注意すべき点があります。

相手(自治体担当者)から見て、「あなたの会社は素晴らしい提案をしてくれるだろうか?」という視点で判断が下されるということです。そこで、面談の打診をするに際は、「一度、面談の機会をいただけないでしょうか?」と書くだけではなく、過去に同様の事業に携わった実務経験や課題を解決した事例があれば、それを引用することで相手からの信頼性を高めることができます。当然ながら、「横浜市の〇〇事業」などと自治体名や事業名を明示することで、不信感の払しょくに大きく貢献することになります。

初回の面談では?

ここで初めて、具体的な提案を行うことになります。オンライン会議でも問題ありませんが、私の経験上、今(2024年3月)でもオンライン会議に不慣れな自治体職員もいるので、対面での面談を積極的に検討しましょう。近場であれば訪問した方が良いと考えています。

提案の場において、あなたの企業がどのようにして自治体の課題解決に貢献できるか、実績や関連データなどをもとにした具体的に示す必要があります。また、面談の際には、相手の立場や課題に対する理解を深め、どのようにしてその課題を解決できるかを共に考える姿勢が求められます。

ここでのポイントは、一方的な提案ではなく、対話を通じて共通の目標に向けた協力関係を築くことです。初回面談ではクロージングを期待すべきではありません。民間営業のように「では、お宅にお願いします」などとならないのです。後に、プロポーザルや入札に進んだ上で選ばれることになります。

そこで面談では、お互いの理解を深め、信頼関係を構築するために、質問を積極的に行い、相手の意見や提案に耳を傾けましょう。

継続的な関係構築

初回の面談が成功したら、その後のコミュニケーションが非常に重要になります。継続的な関係構築には、情報の定期的なアップデートと共有が不可欠です。面談での議論や合意点などによって異なりますが、具体的に次なる提案を自治体側に示すことで、協力関係をさらに強化することができます。

このプロセスを通じて、自治体との関係はより強固なものとなり、長期的な協力関係へと発展していく可能性を秘めています。問い合わせフォームから始めた小さな一歩が、大きなビジネスチャンスや社会的貢献へとつながる道を開くことでしょう。

重要なのは、初期の接触から面談、そして継続的な関係構築に至るまで、一貫した姿勢で取り組むことです。最終的には、自治体と協力して社会に貢献する機会を探求することが、このプロセスの核心です。

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