戦略とプロセスを明確化した事業デザイン:
自らに選択肢があることを知りながら「できない」を「できる」に!
日本は高齢化や労働力人口の減少という課題に直面しており、特に地方では優秀な人材の確保がますます難しくなっています。しかし、朗報があります。
近年、リモートでのサポートが一般的となり、リアル対面の必要性が薄れ、遠方在住の人からも気軽に専門的な支援を受けることが容易になりました。スタート時や必要な時に会社を訪問してもらい、普段はSlackやTeamsといったチャットツールでコミュニケーションを図りながらリモートで仕事をしてもらえば良いのです。また、必要に応じてオンライン会議を行えば、リアルタイムでのコミュニケーションも問題ありません。
この方法を活用すれば、県庁所在地から遠く離れた人口2~3万人程度の小さな街にある中小企業でも、都会に住む優秀な人材から支援を受けることが可能です。ただし、「知らなければ損」「知らなければ、損していることにすら気付かない」というのが現実です。また、情報が錯綜しているため「見極める力」が求められます。
そこで、このページでは「地方中小企業が社外人材の活用で成功する方法」と題して、成功に向けて中小企業が社外人材を活用する際に検討すべき12のチェックポイントをご紹介します。
課題設定はできているでしょうか? もしかしたら、それらは漠然としていませんか?
【説明】
数ある「チェックポイント」の中でも、これが最も重要です。
問題解決のステップの中で最も重要なのは、「問題を定義する」と「問題を構造化する」という、最初に取り組むべき2つのステップです。何が本質的な問題なのかをきっちりと見極める「課題設定」が上手くいくと、問題解決全体の50%は達成されたも同然です。
しかし、中小企業の中には「課題設定」が上手くできないケースが非常に多いです。その結果、何かの施策に取り組んでもピンボケになりがちです。
課題の設定がしっかりできていれば、「目標を達成したいが、自社には〇〇が足りない」「だから、こういう人材に支援してもらう必要がある」といった要件が明確になります。
実は「課題の設定がなかなかできない!」ということで悩んでいる中小企業も少なくありません。このような場合は、まず社外人材の力を借りて「問題を定義する」と「問題を構造化する」ことから取り組むべきです。
(自社による主体的な活用・調達でしょうか? それとも、第三者(例:取引先の銀行など)に頼まれて外部人材を活用しようとしていませんか?
社内でも対応できる業務でしょうか? それとも、知見のない分野・領域で対応が難しいでしょうか? もし社内でもできる業務の場合、社外人材にお願いする理由(コスト面、時間面など)は明確になっていますか?
社外人材には高い専門性を求めていますか? それとも、ほどほどのレベルで十分でしょうか?
お願いする業務の遂行に求められる専門分野は明確にフォーカスされていますか? それとも、少し広範囲に及ぶ業務を期待していますか?
【説明】
社外人材にお願いする業務について、その専門分野が明確にフォーカスされているか、あるいは、広範囲に及ぶ業務を期待しているかを検討することが重要です。特定の業務に対する専門性の高さを求めているのか、あるいは、幅広い業務をカバーしてくれる柔軟性を求めているのかを確認しましょう。
例えば、「マーケティングの支援をお願いしたい」としながら、実際にはパンフレットなどの販促物の作成(デザイン)やHP(ECサイト)の制作を求めていることがあります。このように、広い領域に及んでいる場合もあります。あるいは、マーケティングの支援というよりも、むしろデザイナーを求めているのかもしれません。だからこそ、「一体、外部人材には何を望んでいるのか?」を今一度よく検討することが重要です。
単発的な相談やアドバイスを求めているだけですか? それとも、中長期的な支援を望んでいますか? また、関わり方はリモートでも大丈夫でしょうか?
【説明】
これは、依頼する側が求めている支援の時間的な要素について検討することです。1~3回で終わる単発的な相談やアドバイスだけを求めているのか、それとも中長期にわたる継続的な支援を望んでいるのかを明確にしましょう。
もし単発的な相談やアドバイスを求めている場合は、自社の取り組みに関する意見やアドバイスを提供してもらうだけで十分です。一方、中長期的な支援を望んでいる場合は、依頼する側の目的やニーズに応じて中長期的な支援が実現できる社外人材を選定することが必要です。
また、来社してもらうのか、原則リモートで支援してもらうのかという点についても検討しましょう。リモート支援を考えている場合でも、どこまでリモートでの支援が可能なのかをあらかじめ検討しておくべきです。
例えば、年に1~2回ほど来てもらえば済むのか、それとも毎月のようにリアル対面が必要なのか。このようなことをよく検討しましょう。
社外人材に期待する業務は、具体的な指示を出してその通りに作業をしてもらうことですか? つまり、指示に従うサポート役を期待しているのでしょうか? それとも、自社のメンバーを引っ張ってリーダーシップを発揮してもらうことを期待していますか? つまり、コンサルタントのような役割を期待しているのでしょうか?
さらに、完全に任せるのではなく、一緒に取り組むのであれば、社内にその協力体制が整っていますか?
社外人材の活用によるコスト面の評価はどうするのでしょうか?(社内でもできる場合)社内で行う場合と比較して、外部の専門家を雇用することによるコストメリットは明確でしょうか?
社外人材を活用する際、特にリモートで支援を受ける場合、コミュニケーションはどうするのでしょうか? 外部の人材との意思疎通や課題の共有について、円滑に進める体制は整っていますか(担当者はいますか)?
外部の専門家を活用する際のリスクは想定していますか? 予期せぬ事態に対応するためのリスク評価やバックアッププランを検討していますか?
社内の文化に適合する人物でしょうか? 外部の専門家は自社の文化に適応できるでしょうか? 中小企業での勤務経験がなく、中小企業を見下すような言動が見られないでしょうか?
社外人材との契約や機密情報の取り扱いについて、必要な契約書や適切な手続き・保護策が講じられていますか?
【説明】
社外人材との契約書や機密情報の取り扱いに関する手続きや保護策が適切に講じられているかどうかを検討することは非常に重要です。機密情報の漏洩や不正アクセスを防ぐために、契約内容や機密保持に関するポリシーを明確にし、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
リスクを最小限に抑え、プロジェクトにおける機密情報の保護を確保するためにも、以下の点を確認しましょう。
適切な措置を講じることで、機密情報の保護を確保しましょう。
「12のチェックポイント」は如何でしたか?
何よりも重要なことは、課題を設定してニーズを明確化することです。ニーズが明確になれば、「スポット(単発)の相談で十分なのか、あるいは中長期的に支援を受けるべきか」がはっきりわかるようになります。
ちなみに、中長期的に支援を受ける場合には、社外人材にはどのような役割で関わってもらうべきかも明確にすることが重要です。つまり、以下のように外部人材に期待する役割を明確にしておく必要があります。
1.経営顧問的な存在として関わってもらう
経営視点や戦略的アドバイスを提供する人材が該当します。このような人材には、経営会議への出席などを通じて、専門的な助言をしてもらうことを期待します。
2.プロジェクト推進の要員として関わってもらう
特定のプロジェクトを進める際に、社内に不足しているスキルや知識、経験を持つ人材が該当します。プロジェクトの成功に向けて不足している要素を補い、計画の遂行をサポートしてくれることを期待します。
3.特定業務の代行要員として関わってもらう
特定の業務や作業を代行してくれる人材です。例えば、ホームページの立ち上げやSNSの運用などを代行してもらうことで、自社のスタッフは得意分野に専念できます。
4.メンターや指導者として関わってもらう
若手社員の育成やスキル向上を支援する人材です。研修会の開催やプロジェクトの共同担当を通じて、社員の成長を促進してくれることを期待します。特に、指導者としての役割を強調し、人材育成面での貢献が期待されます。
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