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社外人材の活用前にやるべきチェックポイント

中小企業が成長と競争力の向上を目指す上で、外部の専門家や人材を活用することは欠かせません。特に、優秀な人材確保が難しい地方企業には必須です。しかし、社外人材を効果的に活用するためには、検討すべき項目がいくつかあります。

このページでは、成功に向けて中小企業が社外人材を活用する前に検討すべき12の重要項目をご紹介します。

社外人材の活用　12のチェックポイント

1
課題の設定はできているか？

２
社外人材の活用は主体的か？

３
自分達でもできることか？

４
専門性の高さをどこまで期待すべきか？

５
社外人材に求める業務領域や専門分野は？

６
単発 or 中長期？、それにリモート支援か？

７
下請け的な存在 or 先導役を期待する？

８
コスト面の評価はどうする？

９
社外人材との意思疎通は？

10
予期せぬ事態への対応は？

11
自社の環境に適応できる人物か？

12
機密情報の取り扱いは？

検討すべき項目１：課題の設定はできているか？

課題設定はできているだろうか？　もしかしたら、それらは漠然としていないだろうか？

【説明】

数ある「検討すべき項目」の中でも、これが最も重要です。

問題解決のステップの中で最も重要なのが「問題を定義する」と「問題を構造化する」という最初に取り組むべき２つのステップです。何が本質的な問題なのかをきっちりと見極める「課題設定」が上手くいくと、問題解決全体の50％はできたことになります。

ところが、中小企業の中には「課題設定」が上手くできないケースが非常に多いです。その結果、何かの施策に取り組んでもピンボケになりがちです。「いつもとは何か異なることをやること」が目的になってしまうこともあります。結果として、後に頓挫することになり、遠回りすることになります。

課題の設定がちゃんとできていれば、「目標を達成したいが、自社には〇〇が足りない」「だから、こういう人材に支援してもらう必要がある」といった要件が明確になります。

実は「課題の設定がなかなかできない！」ということでお悩みの中小企業も少なくありません。このような場合は、まず社外人材の力を借りてでも「問題を定義する」と「問題を構造化する」というところから取り組むべきかと思います。

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検討すべき項目２：社外人材の活用は主体的か？

（自社による）主体的な活用・調達だろうか？　あるいは、第三者（例：取引先の銀行など）にお願いされて活用しようとしていないだろうか？

【説明】

これも重要な検討項目です。外部の専門家への依頼・社外人材の活用が、主体的なものなのか、あるいは第三者にお願いされて、断るわけにはいかないため協力（募集）しているにすぎない行為であるかよく認識することです。

主体的な活用であれば、その意図や目的を明確にすることで、上手くいくはずです（「検討すべき項目１」を参照）。一方、例えば「取引先の銀行にお願いされ、外部人材を採ることにした」「求人募集を出すだけなら無料とのことなので、（あまり乗り気ではないが）協力してあげた（求人を出した）」などというケースの場合は危険です。後にさまざまなトラブルに巻き込まれる可能性もありますので、よく注意しましょう。

検討すべき項目３：自分達でもできることか？

社内でも対応できる業務でしょうか？　できないこと（知見のない分野・領域）でしょうか？　もし社内でもできる業務の場合、社外人材にお願いする理由（コスト面、時間面など）は明確になっているでしょうか？

【説明】

問題解決において対応すべき業務が社内で遂行できるかどうかを検討することです。もし社内でも対応可能にも関わらず、社外人材を採用する場合はその理由（例：コスト削減、時間短縮）をよく確認しましょう。また、社外人材を活用すると決めた場合は、そのメリットとデメリットを十分に検討することが重要です。

検討すべき項目４：専門性の高さをどこまで期待すべきか？

社外人材には高い専門性を求めているか？　それとも、ほどほどのレベルで良いのか？

【説明】

これは必要な業務の遂行に対して求める人材の専門性について検討することです。問題解決や業務遂行において、高度な専門知識やスキルを持つ人材を求めているのでしょうか？　あるいは、ほどほどのデキで十分なのでしょうか？

例えば、デザイン（イラスト）や動画の編集を行うに際し、素人である社員が行う場合よりも少し上の質を求めているだけなのか？　あるいは、ハイレベルを求めているのでしょうか？

このようなことをあらかじめ検討しておくべきなのです

検討すべき項目５：社外人材に求める業務領域や専門分野は？

お願いする業務の遂行に求められる専門分野はフォーカスされているでしょうか？　あるいは、少し広範囲に及ぶ業務を期待しているのでしょうか？

【説明】

社外人材にお願いする業務について、その専門分野はフォーカスされているか、あるいは、広範囲に及んでいるかを検討することです。つまり、特定の業務に対する専門性の高さを求めているのか、あるいは、より幅広い業務をカバーしてくれる柔軟性を求めているのでしょうか？こういうことを確認しましょう。

例えば、「マーケティングの支援をお願いしたい」と主張しながら、求めていることがパンフレットなど販促物の作成（デザイン）やHP（ECサイト）の制作であることがあります。つまり、広い領域に及んでいるのです。あるいは、マーティングの支援というよりも、むしろデザイナーを求めているのかもしれません。だからこそ、「一体、外部人材には何を望んでいるのか？」ということを今一度よく検討してみることです。

検討すべき項目６：単発 or 中長期？、それにリモート支援か？

単発的な相談やアドバイスを求めているだけなのか、あるいは、中長期的な支援を望んでいるのか？　また、関わり方はリモートでも大丈夫か？

【説明】

これは、依頼する側が求めている支援の時間的な要素について検討することです。１～３回で終わる単発的な相談やアドバイスだけを求めているのか、それとも中長期にわたる継続的な支援を望んでいるのでしょうか？

もし単発的な相談やアドバイスを求めている場合は、自社の取り組みに関する意見やアドバイスを提供してもらうだけです。一方、中長期的な支援を望んでいる場合は、依頼する側の目的やニーズに応じて中長期的な支援が実現できる社外人材を選定することが必要です。

また、来社してもらうのか、それとも原則リモートで支援してもらうのかという点についても検証しましょう。リモート支援を考えている場合においても、果たしてどこまでリモートでの支援が可能なのかについてあらかじめ検討しておくべきです。

つまり、年に１～２回ほど来てもらえば済むのか？　あるいは、毎月のようにリアル対面が必要になるのでしょうか？　このようなことをよく検討しましょう。

検討すべき項目７：下請け的な存在 or 先導役を期待する？

社外人材に期待する業務は、必要な情報を伝えて指示通りにやってもらうことになるのでしょうか？　つまり、下請け的な存在を期待するのでしょうか？　あるいは、自社のメンバーを引っ張ってくれるような存在を期待しているのでしょうか？　コンサル的な存在を期待しているのでしょうか？

さらに、「丸投げ」ではなく、一緒になってやっていくのであれば、社内にその協力（一緒にやっていく）体制はあるか？

【説明】

ここでは、社外人材に対して、単なる下請け的・代行的な業務を期待するのか、それとも、自社のメンバーと連携して業務を先導してもらうことになるのか明確にすることです。また、もし先導してもらいたい場合には、社内に適切な協力体制が確立されているかについても検討する必要があります。

検討すべき項目8：コスト面の評価はどうする？

社外人材の活用によるコスト面の評価はどうするのでしょうか？（社内でもできる場合）社内で行う場合と比較して、外部の専門家を雇用することによるコストメリットは明確でしょうか？

【説明】

「検討すべき項目３」と重複しますが、ここでは社外人材の活用によるコスト面の評価について検討することです。もし社内で遂行可能な業務にも関わらず外部にお願いする場合は、外部の専門家を活用することでコスト面のメリットがあるかどうかについて、検討することが重要です。社外人材の活用より得られるメリット（例：売上増、社員の育成・成長など）が、そのコストに見合っているかを検討することが必要です。